С 01.01.2023 перед выплатой аванса по зарплате требуется его начислить, чтобы рассчитать и удержать НДФЛ (Федеральный закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ).
В программе "1С:Бухгалтерия 8 (3.0)" для начисления аванса предназначен документ "Начисление зарплаты" с точкой "АВАНС".
Программа автоматически заполнит документ суммами аванса, которые были назначены каждому сотруднику при приеме или переводе "Аванс фиксированной суммой".
НО!!! с 01.01.23 г. при выплате аванса Вы должны будете удержать НДФЛ и сумма аванса, которую Вы выдадите сотруднику на руки, будет меньше, чем раньше.
Поэтому рекомендуем для того, чтобы физически суммы не изменились, каждому сотруднику c 01.01.23 г. переназначить суммы аванса с учетом НДФЛ.
Например, ранее сотруднику был назначен аванс фиксированной суммой в размере
16 000 руб.
Чтобы сотрудник и далее получал эту сумму на руки, нужно ее пересчитать:
а) 16 000 / 0,87 = 18 390,8 руб.
б) округляем до целого числа в большую или меньшую сторону (зависит от суммы НДФЛ)
В данном случае получаем 18 391 руб. т.к. НДФЛ - 2 391 руб. К выплате сотрудник получит 16 000 руб.
Рекомендую в программе данному сотруднику поменять сумма аванса с 16 000 на 18 391, чтобы программа автоматически проставляла эту сумму каждый месяц при заполнении документа "Начисление зарплаты" (точка "Аванс")
ВНИМАНИЕ!!! В программе реализовано два способа расчета аванса:
- фиксированной суммой;
- процентом от начислений, назначенных сотруднику в плановом порядке.
Выбор производится в настройках учета зарплаты (раздел Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - Порядок учета зарплаты) на закладке Зарплата в разделе Выплата зарплаты и аванса.
Если порядок выплаты аванса у сотрудников отличается, установите переключатель в положение Устанавливается индивидуально каждому сотруднику, тогда способ расчета и размер аванса можно будет задать индивидуально для каждого сотрудника документами учета кадров: Прием на работу, Кадровый перевод
ПОЛУЧАЕМ СЛЕДУЮЩЕЕ:
ШАГ 1. Формируем документ "Начисление зарплаты" с точкой "Аванс" (кнопка Заполнить) Обязательно проверяем колонку "НДФЛ" (какие суммы заполнились)
ШАГ 2. По кнопке "Выплатить" сформируются документы "Ведомость в кассу (или банк")" и документы "Выплата наличных (или Списание с расчетного счета)"
ОБЯЗАТЕЛЬНО проверяйте документ "Ведомость в кассу (банк)" колонку НДФЛ, она должна быть заполнена аналогичными суммами, такими же как в документе "Начисление зарплаты (точка аванс)".
Чтобы суммы НДФЛ не были нулевыми проверьте даты документов "Начисление зарплаты с точкой Аванс" и "Ведомость в кассу (банк)", они должны совпадать.
Видим, что на руки сотрудник получит аванс 16 000 руб. , и мы должны заплатить в бюджет НДФЛ с аванса 2 391 руб.
Работодатели (налоговые агенты) перечисляют удержанные суммы НДФЛ за период с 1 по 22 января не позднее 28 января 2023 а уведомление – не позже 25 января 2023 г.
То есть впервые уведомление должно быть представлено до 25 января 2023 г. в отношении НДФЛ, удержанного с 1 по 22 января 2023 г.
Если Вы будете выплачивать аванс за январь 2023 после 22 января 2023 г., и никаких больше выплат у Вас не было с 01 по 22 января 2023 года (ни зарплаты декабря 2022, ни отпускных, ни больничных), то первое Уведомление по НДФЛ будете подавать уже до 25 февраля 2023 г. (срок из-за праздников сдвинется на 27 февраля 2023 г.)
ШАГ 3. Формируем Уведомление на НДФЛ с аванса (его нужно отправлять в налоговую до 25 числа каждого месяца)
В списке Задачи организации (раздел Главное) появляется новая задача – сформировать уведомление за определенный месяц.
Чтобы ее быстрее найти, можно в строке поиска набрать слово "Уведомление"
Нажмите на ссылку для подготовки уведомления.
ВНИМАНИЕ!!! Чтобы программа сформировала сумму НДФЛ в Уведомлении, нужно физически выплатить зарплату (аванс). На основании документов Ведомость в банк (в кассу) сформируйте документы "Списание с расчетного счета (Выдача наличных)"
Программа сама заполнит нужные реквизиты. Обязательно проверяем КБК, отчетный период, сумму.
Из документа можно сразу отправить уведомление в налоговую, если подключен сервис "1С-Отчетность", а также распечатать документ или выгрузить сведения.
Для платежей за январь отчетный (налоговый) период:
- код I квартала — 21 и порядковый номер месяца — 01.
КБК для НДФЛ следующие:
- 182 1 01 02010 01 1000 110 — по ставке 13 процентов;
- 182 1 01 02080 01 1000 110 — для ставки 15 процентов.
КОРРЕКТИРОВКА УВЕДОМЛЕНИЯ.
Если ошиблись в сумме, подайте новое уведомление, где повторите данные, но впишите верную сумму.
Если ошиблись в других реквизитах, повторите данные ошибочной строки, а в сумме укажите ноль. Верные данные приведите в новой строке. Корректировка произойдет автоматически после того, как налоговая получит новое уведомление.
Как это правильно сделать, подробно написано в нашей предыдущей статье
"Когда и как заплатить страховые взносы и НДФЛ за декабрь 2022 года?"
Вы всегда можете обратиться за поддержкой в нашу компанию и заключить Договор на сопровождение программных продуктов и сервисов 1С.